Die nachfolgende Checkliste dient zur Übersicht der Aktivitäten, die vor der Abrechnung Januar 2026 bzw. noch für den Abschluss des Jahres 2025 erforderlich sind.
Die Arbeiten sollten vorgenommen werden, wenn die
Aktualisierungen zum Jahreswechsel auf Ihrem System abgeschlossen sind. Die
folgenden HR Support Packages sollten demnach bei Ihnen eingespielt und die
erforderlichen manuellen Nacharbeiten ausgeführt worden sein.
S4HCM 102:
HR SP Nr. 03
S4HCM
101: HR SP Nr. 29
S4HCM
100: HR SP Nr. 42
SAP_HR 6.08: (HR Renewal 2.0) HR SP Nr. F3
SAP_HR 6.04: HR SP Nr. M5
SAP_HR 6.00: HR SP Nr. P9
Bitte beachten Sie zudem die Hinweise, welche
nach der oben genannten Auslieferung als Korrekturen zum Jahreswechsel von SAP
bereitgestellt werden. Darüber informieren wir Sie zeitnah hier im Blog. Diese
Hinweise sind in der Regel noch vorab einzubauen, falls diese nicht schon bei
den Nacharbeiten bekannt und berücksichtigt worden sind.
Die Wartung für die Produktversionen SAP
ERP 6.0 bis EHP5 FOR SAP ERP 6.0 endet am 31.12.2025. Somit werden für diese
Produktversionen ab dem 01.01.2026 keine weiteren Korrekturen bereitgestellt.
Checkliste Personalabrechnung
Lohnsteuerdaten erstellen (Jahresbescheinigung)
Für jeden Mitarbeiter müssen Sie für das Jahr 2025
eine Lohnsteuerbescheinigung erstellen.
Hierfür sind die gleichen Arbeitsschritte wie bei der
monatlichen Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung erforderlich.
Der Ausgabemonat der Jahresbescheinigungen kann über das Merkmal
DSTLB festgelegt werden.
Steuerdaten zum Jahreswechsel abgrenzen
Wir empfehlen zum 01.01.2026 für jeden aktiven
Mitarbeiter und Rentner den IT 0012 Steuerdaten neu anzulegen. Technisch ist
dies keine Voraussetzung für ELStAM.
Nutzen Sie dazu den Report RPISTJD0 (Transaktion
PC00_M01_ISTJD0). Es wird der bereits vorhandene IT 0012 zum 31.12.2025
abgegrenzt und mit Beginndatum 01.01.2026 (Endedatum 31.12.9999) neu angelegt.
Wenn bereits über die Änderungsliste ELStAM ein neuer Satz für den IT 0012 zum
01.01.2026 angelegt wurde, wird dieser Satz nicht durch den Report
überschrieben.
Gewerbesteuerzerlegung
Wenn Sie mehrere Betriebsstätten (Personalteilbereiche) in
unterschiedlichen Gemeinden haben, muss die Gewerbesteuer auf die einzelnen
Gemeinden verteilt werden. Als Berechnungsgrundlage für die Aufteilung dienen
die Arbeitslöhne der Mitarbeiter.
Der Report RPCSTGD0 (Transaktion PC00_M01_CSTG)
liefert Daten für die Gewerbesteuerzerlegung. Im Standard wird die Lohnart /159
Gewerbesteuerbrutto (Lohnarten mit der Kumulation 59 – Tabelle: V_512W_D)
ausgewertet.
Urlaubsrückstellung
Gesetzlich sind Sie verpflichtet, für die offenen
Urlaubstage des abgelaufenen Kalenderjahres eine Rückstellung zu bilden.
Hierbei ist das Entgelt zu berücksichtigen, das dem Mitarbeiter für die offenen
Urlaubstage zusteht, ebenfalls sind die darauf anfallenden Sozialversicherungsbeiträge
zu berücksichtigen.
Die Standardabwicklung erfolgt über Report RPTLEAD0
(Transaktion PC00_M01_TLEA).
Schwerbehindertenverzeichnis und -anzeige
Der Report RPLEHAD3 (Transaktion PC00_M01_LEHA) gibt ein
Verzeichnis der in Ihrem Betrieb beschäftigten schwerbehinderten Mitarbeiter
aus. Ebenfalls wird ausgegeben, welcher Prozentsatz der bestehenden
Arbeitsplätze mit schwerbehinderten Mitarbeitern besetzt wurde.
Einlesen aktueller Daten
Ab 2025 sind Sie verpflichtet monatlich die SV-Stammdatendatei mittels
Report RP_PAYDE_SVSD_IMPORT (Transaktion HRPAYDE_SVSD_IMPORT) einzuspielen.
Dieser aktualisiert die Daten zu den Annahmestellen, Beitragssätze, BG-Daten
sowie BV-Daten.
Nach dem Transport vom Entwicklungssystem in das Produktivsystem
ist ein Abgleich der Beitragssätze mit dem Report RPUSVCD0 erforderlich. Bitte beachten Sie, dass der Krankenkassenbestand hierzu
im Entwicklungs- und Produktivsystem identisch sein sollte.
Gefahrtarife (UV-Daten: https://download.gkv-ag.de/) mit dem Report RPUBGDD0 (Transaktion PC00_M01_RPUBGDD0) mit
Transport aus Customizing- ins Produktivsystem. Haben Sie beim Einlesen der
Daten mit dem Report RPUBGDD0 den Haken bei „Rückrechnungserkennung“ gesetzt,
müssen Sie die Daten im Produktivsystem mit dem Report RPUBGED0 (Transaktion
PC00_M01_RPUBGED0) abgleichen.
Gemeinde- und Finanzamtsdaten mit dem Report RPUSTGD1 mit
Transport aus Customizing- ins Produktivsystem.
Die XML-Datei erhalten Sie unter der folgenden Adresse: BZSt
- Finanzamtsuche - Finanzamtsuche
Aktualisierung des Bankleitzahlenverzeichnisses mit Report RFBVALL_0
Die aktuelle Datei zum Einspielen finden Sie unter folgender
Adresse: https://www.bundesbank.de/de/aufgaben/unbarer-zahlungsverkehr/serviceangebot/bankleitzahlen/download---bankleitzahlen-602592.
Generierung von Abrechnungsperioden
Abrechnungsperioden können über mehrere Jahre hinweg generiert
werden. Wenn keine generierten Perioden mehr vorhanden sind, bricht die
Abrechnung mit einer Fehlermeldung ab. Mit dem Report RPUCTP00 können Sie mit
Periodenparameter „01“ die Perioden für die Personalabrechnung generieren.
Dabei wird die Tabelle T549Q erweitert.
Weiterhin sollten Sie mit dem Report RPUCTP10 den
Kumulationskalender für die generierten Abrechnungsperioden mit
Periodenparameter „01“ anlegen (Tabelle T54C1).
Wenn Sie bei den Buchungsbelegen das Buchungsdatum je
Abrechnungsperiode verwenden, ist es zusätzlich erforderlich diese mit dem
Report RPUCTP20 zu generieren (Tabelle T549S).
Erstellung der DEÜV-Jahresmeldung
Für jeden Mitarbeiter müssen Sie für das Jahr 2025
eine DEÜV-Jahresmeldung erstellen.
Hierfür sind die gleichen Arbeitsschritte wie bei der
monatlichen Erstellung erforderlich. Der Versand erfolgt nach der
Januarabrechnung.
Prüfung der Jahresentgeltgrenze KV
Der Report RPLSVED0 wertet alle Mitarbeiter aus, deren
Entgelt im vergangenen Jahr und im Auswertungsjahr die Beitragsbemessungsgrenze
der KV überschreitet und dient als Hilfsmittel zur Überprüfung der KV.
Abfrage der UV-Stammdaten
Vor der Januar-Abrechnung 2026 ist es notwendig, dass
Sie die Stammdaten für 2026 mit dem UV-Stammdatendienst abfragen. Die
Erstellung der Abfrage ist mit dem Report RPCUVAD0_OUT möglich. Die Übertragung
erfolgt per B2A-Manager.
Die Abholung und Verarbeitung der Eingangsmeldungen muss
bis spätestens 30 Tage nach dem Versand zwingend über den Report RPCSVPD0, bzw.
RP_PAYDE_B2A_SV_COLLECTOR und RP_PAYDE_B2A_SV_UNPACK erfolgen.
Lohnnachweis für Berufsgenossenschaft
Den elektronischen Lohnnachweis für 2025 müssen Sie
bis zum 16.02.2026 für die Berufsgenossenschaft mit dem Report RPCUVBD0_OUT
(PC00_M01_RPCUVBD0_O) erstellen und die Daten über den B2A-Manager übertragen.
Voraussetzung hierfür ist, dass Sie die Abfrage für die UV-Stammdaten für 2025
bereits durchgeführt haben.
Checkliste Zeitwirtschaft
Beachten Sie im Bereich der Zeitwirtschaft die folgenden
Aktivitäten zum Jahreswechsel:
Arbeitszeitplanregeln generieren
Generieren Sie bei Bedarf mit Hilfe des Report
RPTSHF00 die Arbeitszeitpläne für weitere Abrechnungsperioden. Diese sind im
Customizingsystem zu generieren und dann per Transport ins Produktivsystem zu
übernehmen.
Generierung von Abwesenheitskontingenten (Urlaub)
Mit dem Report RPTQTA00 können Sie den Urlaubsanspruch für
das Jahr 2026 im IT 2006 Abwesenheitskontingente gemäß Ihrer
Generierungsregelungen erzeugen und einspielen.
Generierung von Abrechnungsperioden in der Zeitabrechnung
Abrechnungsperioden können über mehrere Jahre hinweg generiert
werden. Wenn keine generierten Perioden mehr vorhanden sind, bricht die
Abrechnung mit einer Fehlermeldung ab. Mit dem Report RPUCTP00 können Sie mit
Periodenparameter „03“ die Perioden für die Zeitwirtschaft generieren.
Checkliste Reisekosten
Bitte beachten Sie den Hinweis 3693583 - Reisekosten Deutschland: Pauschalbeträge für Verpflegung und Übernachtungen bei Auslandsreisen ab dem 01.01.2026.
Unsere Checkliste enthält die typischen Mindestaktivitäten und
dient Ihnen zur Unterstützung. Es wird keine Garantie für Vollständigkeit
übernommen.
