Die nachfolgende Checkliste dient zur
Übersicht der Aktivitäten, die vor der Abrechnung Januar 2022 bzw. noch für den
Abschluss des Jahres 2021 erforderlich sind.
Die Arbeiten sollten vorgenommen werden,
wenn die Aktualisierungen zum Jahreswechsel auf Ihrem System abgeschlossen sind.
Die HR Support Packages bis K7 / H3 / A1 sollten demnach bei Ihnen eingespielt
und die erforderlichen manuellen Nacharbeiten ausgeführt worden sein.
Bitte beachten Sie zudem die Hinweise, welche
nach der oben genannten Auslieferung als Korrekturen zum Jahreswechsel von SAP
bereitgestellt werden. Darüber informieren wir Sie zeitnah hier im Blog. Diese Hinweise
sind in der Regel noch vorab einzubauen, falls diese nicht schon bei den
Nacharbeiten bekannt und berücksichtigt worden sind.
Checkliste
Personalabrechnung
Lohnsteuerdaten
erstellen (Jahresbescheinigung)
Für jeden Mitarbeiter
müssen Sie für das Jahr 2021 eine Lohnsteuerbescheinigung erstellen.
Hierfür sind die gleichen Arbeitsschritte wie bei der monatlichen Erstellung
der Lohnsteuerbescheinigung erforderlich.
Steuerdaten
zum Jahreswechsel abgrenzen
Wir empfehlen zum
01.01.2022 für jeden aktiven Mitarbeiter und Rentner den IT 0012 Steuerdaten
neu anzulegen. Technisch ist dies keine Voraussetzung für ELStAM.
Nutzen Sie dazu den Report RPISTJD0 (Transaktion PC00_M01_ISTJD0). Es wird der
bereits vorhandene IT 0012 zum 31.12.2021 abgegrenzt und mit Beginndatum
01.01.2022 (Endedatum 31.12.9999) neu angelegt. Wenn bereits über die
Änderungsliste ELStAM ein neuer Satz für den IT 0012 zum 01.01.2022 angelegt
wurde, wird dieser Satz nicht durch den Report überschrieben.
Gewerbesteuerzerlegung
Wenn Sie mehrere
Betriebsstätten (Personalteilbereiche) in unterschiedlichen Gemeinden haben,
muss die Gewerbesteuer auf die einzelnen Gemeinden verteilt werden. Als
Berechnungsgrundlage für die Aufteilung dienen die Arbeitslöhne der
Mitarbeiter.
Der Report RPCSTGD0 (Transaktion PC00_M01_CSTG) liefert Daten für die
Gewerbesteuerzerlegung. Im Standard wird die Lohnart /159 Gewerbesteuerbrutto
(Lohnarten mit der Kumulation 59 – Tabelle: V_512W_D) ausgewertet.
Urlaubsrückstellung
Gesetzlich sind Sie
verpflichtet, für die offenen Urlaubstage des abgelaufenen Kalenderjahres eine
Rückstellung zu bilden. Hierbei ist das Entgelt zu berücksichtigen, das dem
Mitarbeiter für die offenen Urlaubstage zusteht, ebenfalls sind die darauf
anfallenden Sozialversicherungsbeiträge zu berücksichtigen.
Die Standardabwicklung erfolgt über Report RPTLEAD0 (Transaktion
PC00_M01_TLEA).
Schwerbehindertenverzeichnis
und -anzeige
Der Report RPLEHAD3
(Transaktion PC00_M01_LEHA) gibt ein Verzeichnis der in Ihrem Betrieb
beschäftigten schwerbehinderten Mitarbeiter aus. Ebenfalls wird ausgegeben,
welcher Prozentsatz der bestehenden Arbeitsplätze mit schwerbehinderten
Mitarbeitern besetzt wurde.
Einlesen aktueller Daten
Berufsgenossenschaft und
Gefahrtarife (UV-Daten: https://download.gkv-ag.de/) mit dem Report RPUBGDD0
(Transaktion PC00_M01_RPUBGDD0) mit
Transport aus Customizing- ins Produktivsystem. Haben Sie beim Einlesen der
Daten mit dem Report RPUBGDD0 den Haken bei „Rückrechnungserkennung“ gesetzt,
müssen Sie die Daten im Produktivsystem mit dem Report RPUBGED0 (Transaktion
PC00_M01_RPUBGED0) abgleichen.
Gemeinde- und
Finanzamtdaten mit dem Report RPUSTGD1 mit Transport aus Customizing- ins
Produktivsystem.
Die XML-Datei erhalten Sie unter der folgenden Adresse: https://www.bzst.de/DE/Service/Behoerdenwegweiser/Finanzamtsuche/finanzamtsuche.html#js-toc-entry2.
BV-Datei einlesen mit
Report RPUBVDD0 mit Transport aus Customizing- ins Produktivsystem. Die
BV-Datei erhalten Sie unter www.dasbv.de/fileadmin/download/bvdatei.
Aktualisierung des
Bankleitzahlenverzeichnisses mit Report RFBVALL_0
Die aktuelle Datei zum
Einspielen finden Sie unter folgender Adresse: https://www.bundesbank.de/de/aufgaben/unbarer-zahlungsverkehr/serviceangebot/bankleitzahlen/download---bankleitzahlen-602592.
Aktualisierung der
aktuellen Annahmestellen und Beitragssätze mit der Beitragssatzdatei (https://download.gkv-ag.de/) über die Reports
RPUSVDD1 und RPUSVED1.
Nach dem Transport von
Entwicklungssystem in Produktivsystem ist ein Abgleich der Beitragssätze mit
dem Report RPUSVCD0 erforderlich.
Generierung von
Abrechnungsperioden
Abrechnungsperioden
können über mehrere Jahre hinweg generiert werden. Wenn keine generierten
Perioden mehr vorhanden sind, bricht die Abrechnung mit einer Fehlermeldung ab.
Mit dem Report RPUCTP00 können Sie mit Periodenparameter „01“ die Perioden für
die Personalabrechnung generieren. Dabei wird die Tabelle T549Q erweitert.
Weiterhin sollten Sie mit
dem Report RPUCTP10 den Kumulationskalender für die generierten
Abrechnungsperioden mit Periodenparameter „01“ anlegen
(Tabelle T54C1).
Wenn Sie bei den
Buchungsbelegen das Buchungsdatum je Abrechnungsperiode verwenden, ist es
zusätzlich erforderlich diese mit dem Report RPUCTP20 zu generieren
(Tabelle T549S).
Checkliste Sozialversicherung
Auch zur
Sozialversicherung gibt es jedes Jahr etwas zu erledigen:
Erstellung
der DEÜV-Jahresmeldung
Für
jeden Mitarbeiter müssen Sie für das Jahr 2021 eine DEÜV-Jahresmeldung
erstellen.
Hierfür sind die gleichen Arbeitsschritte wie bei der monatlichen Erstellung
erforderlich. Der Versand erfolgt nach der Januarabrechnung.
Prüfung der
Jahresentgeltgrenze KV
Der Report RPLSVED0
wertet alle Mitarbeiter aus, deren Entgelt im vergangenen Jahr und im
Auswertungsjahr die Beitragsbemessungsgrenze der KV überschreitet.
Abfrage
der UV-Stammdaten
Vor
der Januar-Abrechnung 2022 ist es notwendig, dass Sie die Stammdaten für 2022
mit dem UV-Stammdatendienst abfragen. Die Erstellung der Abfrage ist mit dem
Report RPCUVAD0_OUT möglich. Die Übertragung erfolgt per B2A-Manager.
Die Abholung der Eingangsmeldungen muss bis spätestens 30 Tage nach dem Versand zwingend über den Report RPCSVPD0 erfolgen.
Lohnnachweis
für Berufsgenossenschaft
Den elektronischen
Lohnnachweis für 2021 müssen Sie bis zum 16.02.2022 für die
Berufsgenossenschaft mit dem Report RPCUVBD0_OUT (PC00_M01_RPCUVBD0_O)
erstellen und die Daten über den B2A-Manager übertragen. Voraussetzung hierfür
ist, dass Sie die Abfrage für die UV-Stammdaten für 2021 bereits durchgeführt
haben.
Checkliste Zeitwirtschaft
Beachten Sie im Bereich
der Zeitwirtschaft die folgenden Aktivitäten zum Jahreswechsel:
Arbeitszeitplanregeln
generieren
Generieren Sie bei Bedarf
mit Hilfe des Report RPTSHF00 die Arbeitszeitpläne für weitere
Abrechnungsperioden. Diese sind im Customizingsystem zu generieren und dann per
Transport ins Produktivsystem zu übernehmen.
Generierung
von Abwesenheitskontingenten (Urlaub)
Mit dem Report RPTQTA00
können Sie den Urlaubsanspruch für das Jahr 2022 im IT 2006
Abwesenheitskontingente gemäß Ihrer Generierungsregelungen erzeugen und
einspielen.
Generierung von
Abrechnungsperioden in der Zeitabrechnung
Abrechnungsperioden
können über mehrere Jahre hinweg generiert werden. Wenn keine generierten
Perioden mehr vorhanden sind, bricht die Abrechnung mit einer Fehlermeldung ab.
Mit dem Report RPUCTP00 können Sie mit Periodenparameter „03“ die Perioden für
die Zeitwirtschaft generieren.
Checkliste Reisekosten
In diesem Jahr gibt es
zwar keine neuen Pauschalbeträge jedoch neue Sachbezugswerte, die zu beachten
sind.
Der Hinweis „3127335 -SAP ERP Travel Management Deutschland: Gesetzliche Änderungen zum 01.01.2022 /Sachbezüge“ informiert darüber.
Unsere Checkliste enthält
die typischen Mindestaktivitäten und dient Ihnen zur Unterstützung. Es wird keine Garantie für Vollständigkeit
übernommen.
