Die nachfolgende Checkliste dient zur Übersicht der Aktivitäten, die vor
der Abrechnung Januar 2019 bzw. noch für den Abschluss des Jahres 2018
erforderlich sind.
Diese Punkte
sollten erst dann durchgeführt werden, wenn Ihr System auf dem aktuellsten
Stand ist. Das bedeutet, dass die HR Support Packages bis G8 / D4 / 62 bei
Ihnen eingespielt und die erforderlichen manuellen Nacharbeiten ausgeführt wurden.
Bitte
beachten Sie auch die Hinweise, die wir mit der Kennzeichnung „Korrektur zum
Jahreswechsel“ oder „Korrektur zum X-Mas HR Support Package“ hier im Blog
bekannt geben. Diese sind in der Regel noch vorab einzubauen, falls diese nicht
schon bei den Nacharbeiten bekannt und berücksichtigt worden sind.
Checkliste Personalabrechnung
Lohnsteuerdaten
erstellen (Jahresbescheinigung)
Für jeden Mitarbeiter
müssen Sie für das Jahr 2018 eine Lohnsteuerbescheinigung erstellen.
Hierfür sind die gleichen Arbeitsschritte wie bei der monatlichen Erstellung der
Lohnsteuerbescheinigung erforderlich.
Steuerdaten zum
Jahreswechsel abgrenzen
Wir empfehlen zum 01.01.2019
für jeden aktiven Mitarbeiter und Rentner den IT 0012 Steuerdaten neu
anzulegen. Technisch ist dies keine Voraussetzung für ELStAM.
Nutzen Sie dazu den Report RPISTJD0 (Transaktion PC00_M01_ISTJD0). Es wird der
bereits vorhandene IT 0012 zum 31.12.2018 abgegrenzt und mit Beginndatum
01.01.2019 (Endedatum 31.12.9999) neu angelegt. Wenn bereits über die
Änderungsliste ELStAM ein neuer Satz für den IT 0012 zum 01.01.2019 angelegt
wurde, wird dieser Satz nicht durch den Report überschrieben.
Gewerbesteuerzerlegung
Wenn Sie mehrere
Betriebsstätten (Personalteilbereiche) in unterschiedlichen Gemeinden haben,
muss die Gewerbesteuer auf die einzelnen Gemeinden verteilt werden. Als
Berechnungsgrundlage für die Aufteilung dienen die Arbeitslöhne der
Mitarbeiter.
Der Report RPCSTGD0 (Transaktion PC00_M01_CSTG) liefert Daten für die
Gewerbesteuerzerlegung. Im Standard wird die Lohnart /159 Gewerbesteuerbrutto (Lohnarten
mit der Kumulation 59 – Tabelle: V_512W_D) ausgewertet.
Urlaubsrückstellung
Gesetzlich sind Sie
verpflichtet, für die offenen Urlaubstage des abgelaufenen Kalenderjahres eine Rückstellung
zu bilden. Hierbei ist das Entgelt zu berücksichtigen, das dem Mitarbeiter für
die offenen Urlaubstage zusteht, ebenfalls sind die darauf anfallenden
Sozialversicherungsbeiträge zu berücksichtigen.
Die Standardabwicklung erfolgt über Report RPTLEAD0 (Transaktion PC00_M01_TLEA).
Schwerbehindertenverzeichnis
und -anzeige
Der Report RPLEHAD3 (Transaktion
PC00_M01_LEHA) gibt ein Verzeichnis der in Ihrem Betrieb beschäftigten
schwerbehinderten Mitarbeiter aus. Ebenfalls wird ausgegeben, welcher Prozentsatz
der bestehenden Arbeitsplätze mit schwerbehinderten Mitarbeitern besetzt wurde.
Einlesen
aktueller Daten
Berufsgenossenschaft und
Gefahrtarife (UV-Daten: https://download.gkv-ag.de/)
mit dem Report RPUBGDD0 (Transaktion PC00_M01_RPUBGDD0)
mit Transport aus Customizing- ins Produktivsystem. Haben Sie beim Einlesen der
Daten mit dem Report RPUBGDD0 den Haken bei „Rückrechnungserkennung“ gesetzt,
müssen Sie die Daten im Produktivsystem mit dem Report RPUBGED0 (Transaktion
PC00_M01_RPUBGED0) abgleichen.
Aktualisierung
der aktuellen Annahmestellen und Beitragssätze mit der Beitragssatzdatei
V5.1 (https://download.gkv-ag.de/
) über die Reports RPUSVDD1 und RPUSVED1
(Transaktion S_L6B_69000242).
Nach dem Transport von
Entwicklungssystem in Produktivsystem ist ein Abgleich der Beitragssätze mit
dem Report RPUSVCD0 erforderlich.
Generierung von Abrechnungsperioden
Abrechnungsperioden
können über mehrere Jahre hinweg generiert werden. Wenn keine generierten
Perioden mehr vorhanden sind, bricht die Abrechnung mit einer Fehlermeldung ab.
Mit dem Report RPUCTP00 können Sie mit Periodenparameter „01“ die Perioden für
die Personalabrechnung generieren. Dabei wird die Tabelle T549Q erweitert.
Weiterhin sollten
Sie mit dem Report RPUCTP10 den Kumulationskalender für die generierten
Abrechnungsperioden mit Periodenparameter „01“ anlegen (Tabelle T54C1).
Wenn Sie bei den Buchungsbelegen
das Buchungsdatum je Abrechnungsperiode verwenden, ist es zusätzlich
erforderlich diese mit dem Report RPUCTP20 zu generieren (Tabelle T549S).
Checkliste
Sozialversicherung
Auch zur Sozialversicherung
gibt es jedes Jahr etwas zu erledigen:
Erstellung der
DEÜV-Jahresmeldung
Für jeden Mitarbeiter
müssen Sie für das Jahr 2018 eine DEÜV-Jahresmeldung erstellen.
Hierfür sind die gleichen Arbeitsschritte wie bei der monatlichen Erstellung
erforderlich. Der Versand erfolgt nach der Januarabrechnung.
Prüfung der
Jahresentgeltgrenze KV
Der Report RPLSVED0 wertet
alle Mitarbeiter aus, deren Entgelt im vergangenen Jahr und im Auswertungsjahr
die Beitragsbemessungsgrenze der KV überschreitet.
Abfrage der
UV-Stammdaten
Vor der
Januar-Abrechnung 2019 ist es notwendig, dass Sie die Stammdaten für 2019 mit
dem UV-Stammdatendienst abfragen. Die Erstellung der Abfrage ist mit dem Report
RPCUVAD0_OUT möglich. Die Übertragung erfolgt per B2A-Manager.
Lohnnachweis für
Berufsgenossenschaft
Den elektronischen Lohnnachweis
für 2018 müssen Sie bis zum 16.02.2019 für die Berufsgenossenschaft mit dem
Report RPCUVBD0_OUT (PC00_M01_RPCUVBD0_O) erstellen und die Daten über den
B2A-Manager übertragen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie die Abfrage für die
UV-Stammdaten für 2018 bereits durchgeführt haben.
Checkliste
Zeitwirtschaft
Beachten Sie im Bereich der
Zeitwirtschaft die folgenden Aktivitäten zum Jahreswechsel:
Arbeitszeitplanregeln
generieren
Generieren Sie bei Bedarf
mit Hilfe des Report RPTSHF00 die Arbeitszeitpläne für weitere
Abrechnungsperioden. Diese sind im Customizingsystem zu generieren und dann per
Transport ins Produktivsystem zu übernehmen.
Generierung von
Abwesenheitskontingenten (Urlaub)
Mit dem Report RPTQTA00
können Sie den Urlaubsanspruch für das Jahr 2019 im IT 2006
Abwesenheitskontingente gemäß Ihrer Generierungsregelungen erzeugen und
einspielen.
Generierung von Abrechnungsperioden in
der Zeitabrechnung
Abrechnungsperioden können
über mehrere Jahre hinweg generiert werden. Wenn keine generierten Perioden
mehr vorhanden sind, bricht die Abrechnung mit einer Fehlermeldung ab. Mit dem
Report RPUCTP00 können Sie mit Periodenparameter „03“ die Perioden für die
Zeitwirtschaft generieren.
Checkliste Reisekosten
Auch
dieses Jahr gibt es neue Sachbezugswerte und Pauschalbeträge, die Sie im System
anpassen bzw. einspielen sollten.
Unsere
Checkliste enthält die typischen Mindestaktivitäten und dient Ihnen zur
Unterstützung. Es wird keine Garantie für Vollständigkeit übernommen.
