Die nachfolgende
Checkliste dient zur Übersicht der Aktivitäten, die vor der Abrechnung Januar
2021 bzw. noch für den Abschluss des Jahres 2020 erforderlich sind.
Diese Punkte sollten erst
dann durchgeführt werden, wenn Ihr System auf dem aktuellsten Stand ist. Das
bedeutet, dass die HR Support Packages bis J4 / G0 / 88 bei Ihnen eingespielt
und die erforderlichen manuellen Nacharbeiten ausgeführt wurden.
Bitte beachten Sie auch
die Hinweise, die wir mit der Kennzeichnung „Korrektur zum X-Mas HR Support Package“ hier im Blog demnächst bekannt geben.
Diese sind in der Regel noch vorab einzubauen, falls diese nicht schon bei den
Nacharbeiten bekannt und berücksichtigt worden sind.
Checkliste Personalabrechnung
Lohnsteuerdaten
erstellen (Jahresbescheinigung)
Für
jeden Mitarbeiter müssen Sie für das Jahr 2020 eine Lohnsteuerbescheinigung
erstellen.
Hierfür sind die gleichen Arbeitsschritte wie bei der monatlichen Erstellung
der Lohnsteuerbescheinigung erforderlich.
Steuerdaten
zum Jahreswechsel abgrenzen
Wir
empfehlen zum 01.01.2021 für jeden aktiven Mitarbeiter und Rentner den IT 0012
Steuerdaten neu anzulegen. Technisch ist dies keine Voraussetzung für ELStAM.
Nutzen Sie dazu den Report RPISTJD0 (Transaktion PC00_M01_ISTJD0). Es wird der
bereits vorhandene IT 0012 zum 31.12.2020 abgegrenzt und mit Beginndatum
01.01.2021 (Endedatum 31.12.9999) neu angelegt. Wenn bereits über die
Änderungsliste ELStAM ein neuer Satz für den IT 0012 zum 01.01.2021 angelegt
wurde, wird dieser Satz nicht durch den Report überschrieben.
Gewerbesteuerzerlegung
Wenn
Sie mehrere Betriebsstätten (Personalteilbereiche) in unterschiedlichen
Gemeinden haben, muss die Gewerbesteuer auf die einzelnen Gemeinden verteilt
werden. Als Berechnungsgrundlage für die Aufteilung dienen die Arbeitslöhne der
Mitarbeiter.
Der Report RPCSTGD0 (Transaktion PC00_M01_CSTG) liefert Daten für die
Gewerbesteuerzerlegung. Im Standard wird die Lohnart /159 Gewerbesteuerbrutto
(Lohnarten mit der Kumulation 59 – Tabelle: V_512W_D) ausgewertet.
Urlaubsrückstellung
Gesetzlich
sind Sie verpflichtet, für die offenen Urlaubstage des abgelaufenen
Kalenderjahres eine Rückstellung zu bilden. Hierbei ist das Entgelt zu
berücksichtigen, das dem Mitarbeiter für die offenen Urlaubstage zusteht,
ebenfalls sind die darauf anfallenden Sozialversicherungsbeiträge zu
berücksichtigen.
Die Standardabwicklung erfolgt über Report RPTLEAD0 (Transaktion
PC00_M01_TLEA).
Schwerbehindertenverzeichnis
und -anzeige
Der
Report RPLEHAD3 (Transaktion PC00_M01_LEHA) gibt ein Verzeichnis der in Ihrem
Betrieb beschäftigten schwerbehinderten Mitarbeiter aus. Ebenfalls wird
ausgegeben, welcher Prozentsatz der bestehenden Arbeitsplätze mit
schwerbehinderten Mitarbeitern besetzt wurde.
Einlesen aktueller Daten
Berufsgenossenschaft und Gefahrtarife (UV-Daten: https://download.gkv-ag.de/) mit dem Report RPUBGDD0
(Transaktion PC00_M01_RPUBGDD0) mit
Transport aus Customizing- ins Produktivsystem. Haben Sie beim Einlesen der
Daten mit dem Report RPUBGDD0 den Haken bei „Rückrechnungserkennung“ gesetzt,
müssen Sie die Daten im Produktivsystem mit dem Report RPUBGED0 (Transaktion
PC00_M01_RPUBGED0) abgleichen.
Gemeinde- und Finanzamtdaten mit dem Report RPUSTGD1 mit
Transport aus Customizing- ins Produktivsystem.
Die XML-Datei erhalten Sie unter der folgenden Adresse: https://www.bzst.de/DE/Service/Behoerdenwegweiser/Finanzamtsuche/finanzamtsuche.html#js-toc-entry2.
BV-Datei einlesen mit Report RPUBVDD0 mit Transport aus
Customizing- ins Produktivsystem. Die BV-Datei erhalten Sie unter www.dasbv.de/fileadmin/download/bvdatei.
Aktualisierung des Bankleitzahlenverzeichnisses mit
Report RFBVALL_0
Die
aktuelle Datei zum Einspielen finden Sie unter folgender Adresse: https://www.bundesbank.de/de/aufgaben/unbarer-zahlungsverkehr/serviceangebot/bankleitzahlen/download---bankleitzahlen-602592.
Aktualisierung der aktuellen Annahmestellen und
Beitragssätze mit der Beitragssatzdatei V6.0 (https://download.gkv-ag.de/ ) über die Reports
RPUSVDD1 und RPUSVED1 (Transaktion S_L6B_69000242).
Nach dem Transport von Entwicklungssystem in
Produktivsystem ist ein Abgleich der Beitragssätze mit dem Report RPUSVCD0
erforderlich.
Generierung von Abrechnungsperioden
Abrechnungsperioden können über mehrere Jahre hinweg
generiert werden. Wenn keine generierten Perioden mehr vorhanden sind, bricht
die Abrechnung mit einer Fehlermeldung ab. Mit dem Report RPUCTP00 können Sie
mit Periodenparameter „01“ die Perioden für die Personalabrechnung generieren.
Dabei wird die Tabelle T549Q erweitert.
Weiterhin sollten Sie mit dem Report RPUCTP10 den
Kumulationskalender für die generierten Abrechnungsperioden mit
Periodenparameter „01“ anlegen (Tabelle T54C1).
Wenn Sie bei den Buchungsbelegen das Buchungsdatum je
Abrechnungsperiode verwenden, ist es zusätzlich erforderlich diese mit dem
Report RPUCTP20 zu generieren (Tabelle T549S).
Checkliste Sozialversicherung
Auch
zur Sozialversicherung gibt es jedes Jahr etwas zu erledigen:
Erstellung
der DEÜV-Jahresmeldung
Für
jeden Mitarbeiter müssen Sie für das Jahr 2020 eine DEÜV-Jahresmeldung
erstellen.
Hierfür sind die gleichen Arbeitsschritte wie bei der monatlichen Erstellung
erforderlich. Der Versand erfolgt nach der Januarabrechnung.
Prüfung der Jahresentgeltgrenze KV
Der
Report RPLSVED0 wertet alle Mitarbeiter aus, deren Entgelt im vergangenen Jahr
und im Auswertungsjahr die Beitragsbemessungsgrenze der KV überschreitet.
Abfrage
der UV-Stammdaten
Vor
der Januar-Abrechnung 2021 ist es notwendig, dass Sie die Stammdaten für 2021
mit dem UV-Stammdatendienst abfragen. Die Erstellung der Abfrage ist mit dem
Report RPCUVAD0_OUT möglich. Die Übertragung erfolgt per B2A-Manager. Prüfen Sie
den Inhalt der Eingangsmeldung. Werden die Daten der Vorjahre bestätigt oder
werden neue Daten rückgemeldet, die im System noch umzusetzen sind
Lohnnachweis
für Berufsgenossenschaft
Den
elektronischen Lohnnachweis für 2020 müssen Sie bis zum 16.02.2021 für die
Berufsgenossenschaft mit dem Report RPCUVBD0_OUT (PC00_M01_RPCUVBD0_O)
erstellen und die Daten über den B2A-Manager übertragen. Voraussetzung hierfür
ist, dass Sie die Abfrage für die UV-Stammdaten für 2020 bereits durchgeführt
haben.
Checkliste
Zeitwirtschaft
Beachten
Sie im Bereich der Zeitwirtschaft die folgenden Aktivitäten zum Jahreswechsel:
Arbeitszeitplanregeln generieren
Generieren
Sie bei Bedarf mit Hilfe des Report RPTSHF00 die Arbeitszeitpläne für weitere Abrechnungsperioden.
Diese sind im Customizingsystem zu generieren und dann per Transport ins
Produktivsystem zu übernehmen.
Generierung
von Abwesenheitskontingenten (Urlaub)
Mit
dem Report RPTQTA00 können Sie den Urlaubsanspruch für das Jahr 2021 im IT 2006
Abwesenheitskontingente gemäß Ihrer Generierungsregelungen erzeugen und
einspielen.
Generierung von Abrechnungsperioden in der Zeitabrechnung
Abrechnungsperioden können über mehrere Jahre hinweg
generiert werden. Wenn keine generierten Perioden mehr vorhanden sind, bricht
die Abrechnung mit einer Fehlermeldung ab. Mit dem Report RPUCTP00 können Sie
mit Periodenparameter „03“ die Perioden für die Zeitwirtschaft generieren.
Checkliste Reisekosten
Auch dieses Jahr gibt es neue Sachbezugswerte und
Pauschalbeträge, die Sie im System anpassen bzw. einspielen sollten.
Die Hinweise „3003949 - Reisekosten
Deutschland: Pauschalbeträge für Verpflegung und Übernachtungen bei
Auslandsreisen ab dem 01.01.2021“ und „ 2993512 - SAP ERP Travel
Management Deutschland: Gesetzliche Änderungen zum 01.01.2021 / Sachbezüge“ informieren darüber.
Unsere Checkliste enthält die typischen
Mindestaktivitäten und dient Ihnen zur Unterstützung. Es wird keine Garantie für Vollständigkeit übernommen.
