Die nachfolgende
Checkliste dient zur Übersicht der Aktivitäten, die vor der Abrechnung Januar
2023 bzw. noch für den Abschluss des Jahres 2022 erforderlich sind.
Die Arbeiten sollten vorgenommen werden, wenn die
Aktualisierungen zum Jahreswechsel auf Ihrem System abgeschlossen sind. Die folgenden
HR Support Packages sollten demnach bei Ihnen eingespielt und die
erforderlichen manuellen Nacharbeiten ausgeführt worden sein.
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SAP_HR 6.08: HR SP Nr. B4
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SAP_HR 6.04: HR SP Nr. I6
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SAP_HR 6.00: HR SP Nr. M0
Bitte beachten Sie zudem die Hinweise, welche nach der oben
genannten Auslieferung als Korrekturen zum Jahreswechsel von SAP bereitgestellt
werden. Darüber informieren wir Sie zeitnah hier im Blog. Diese Hinweise sind
in der Regel noch vorab einzubauen, falls diese nicht schon bei den
Nacharbeiten bekannt und berücksichtigt worden sind.
Checkliste Personalabrechnung
Bereich Steuer
Lohnsteuerdaten erstellen
(Jahresbescheinigung)
Für jeden Mitarbeiter müssen Sie für das Jahr 2022 eine Lohnsteuerbescheinigung
erstellen.
Hierfür sind die gleichen Arbeitsschritte wie bei der monatlichen Erstellung
der Lohnsteuerbescheinigung erforderlich.
Prüfen Sie bitte, ob für alle Mitarbeiter die Identnummer
im IT0012 hinterlegt ist. Ohne diese werden keine LSTB 2022 erstellt bzw. von
der Clearingstelle abgelehnt.
Der Ausgabemonat der Jahresbescheinigungen kann über das
Merkmal DSTLB festgelegt werden.
Steuerdaten zum Jahreswechsel
abgrenzen
Wir empfehlen zum 01.01.2023 für jeden aktiven Mitarbeiter und Rentner den IT
0012 Steuerdaten neu anzulegen. Technisch ist dies keine Voraussetzung für
ELStAM.
Nutzen Sie dazu den Report RPISTJD0 (Transaktion PC00_M01_ISTJD0). Es wird der
bereits vorhandene IT 0012 zum 31.12.2022 abgegrenzt und mit Beginndatum
01.01.2023 (Endedatum 31.12.9999) neu angelegt. Wenn bereits über die
Änderungsliste ELStAM ein neuer Satz für den IT 0012 zum 01.01.2023 angelegt
wurde, wird dieser Satz nicht durch den Report überschrieben.
Gewerbesteuerzerlegung
Wenn Sie mehrere Betriebsstätten (Personalteilbereiche) in unterschiedlichen
Gemeinden haben, muss die Gewerbesteuer auf die einzelnen Gemeinden verteilt
werden. Als Berechnungsgrundlage für die Aufteilung dienen die Arbeitslöhne der
Mitarbeiter.
Der Report RPCSTGD0 (Transaktion PC00_M01_CSTG) liefert Daten für die
Gewerbesteuerzerlegung. Im Standard wird die Lohnart /159 Gewerbesteuerbrutto
(Lohnarten mit der Kumulation 59 – Tabelle: V_512W_D) ausgewertet.
Urlaubsrückstellung
Gesetzlich sind Sie verpflichtet, für die offenen Urlaubstage des abgelaufenen
Kalenderjahres eine Rückstellung zu bilden. Hierbei ist das Entgelt zu
berücksichtigen, das dem Mitarbeiter für die offenen Urlaubstage zusteht,
ebenfalls sind die darauf anfallenden Sozialversicherungsbeiträge zu
berücksichtigen.
Die Standardabwicklung erfolgt über Report RPTLEAD0 (Transaktion
PC00_M01_TLEA).
Schwerbehindertenverzeichnis und -anzeige
Der Report RPLEHAD3 (Transaktion PC00_M01_LEHA) gibt ein Verzeichnis der in
Ihrem Betrieb beschäftigten schwerbehinderten Mitarbeiter aus. Ebenfalls wird
ausgegeben, welcher Prozentsatz der bestehenden Arbeitsplätze mit
schwerbehinderten Mitarbeitern besetzt wurde.
Einlesen aktueller Daten
Berufsgenossenschaft und Gefahrtarife (UV-Daten: https://download.gkv-ag.de/) mit dem Report RPUBGDD0
(Transaktion PC00_M01_RPUBGDD0) mit Transport aus Customizing- ins
Produktivsystem. Haben Sie beim Einlesen der Daten mit dem Report RPUBGDD0 den
Haken bei „Rückrechnungserkennung“ gesetzt, müssen Sie die Daten im
Produktivsystem mit dem Report RPUBGED0 (Transaktion PC00_M01_RPUBGED0)
abgleichen.
Gemeinde- und Finanzamtsdaten mit dem Report RPUSTGD1 mit
Transport aus Customizing- ins Produktivsystem.
Die XML-Datei erhalten Sie unter der folgenden Adresse: BZSt - Finanzamtsuche - Finanzamtsuche
BV-Datei einlesen mit Report RPUBVDD0 mit Transport aus
Customizing- ins Produktivsystem. Die BV-Datei erhalten Sie unter www.dasbv.de/fileadmin/download/bvdatei.
Aktualisierung des Bankleitzahlenverzeichnisses mit Report
RFBVALL_0
Die aktuelle Datei zum Einspielen finden Sie unter folgender
Adresse: https://www.bundesbank.de/de/aufgaben/unbarer-zahlungsverkehr/serviceangebot/bankleitzahlen/download---bankleitzahlen-602592.
Aktualisierung der aktuellen Annahmestellen und Beitragssätze
mit der Beitragssatzdatei (https://download.gkv-ag.de/) über die Reports
RPUSVDD1 und RPUSVED1.Nach dem Transport von Entwicklungssystem in Produktivsystem
ist ein Abgleich der Beitragssätze mit dem Report RPUSVCD0 erforderlich.
Generierung von Abrechnungsperioden
Abrechnungsperioden können über mehrere Jahre hinweg
generiert werden. Wenn keine generierten Perioden mehr vorhanden sind, bricht die
Abrechnung mit einer Fehlermeldung ab. Mit dem Report RPUCTP00 können Sie mit
Periodenparameter „01“ die Perioden für die Personalabrechnung generieren.
Dabei wird die Tabelle T549Q erweitert.
Weiterhin sollten Sie mit dem Report RPUCTP10 den Kumulationskalender
für die generierten Abrechnungsperioden mit Periodenparameter „01“ anlegen
(Tabelle T54C1).
Wenn Sie bei den Buchungsbelegen das Buchungsdatum je
Abrechnungsperiode verwenden, ist es zusätzlich erforderlich diese mit dem
Report RPUCTP20 zu generieren (Tabelle T549S).
Checkliste Sozialversicherung
Auch zur Sozialversicherung gibt es jedes Jahr etwas zu erledigen:
Erstellung der DEÜV-Jahresmeldung
Für jeden Mitarbeiter müssen Sie für das Jahr 2022 eine DEÜV-Jahresmeldung
erstellen.
Hierfür sind die gleichen Arbeitsschritte wie bei der monatlichen Erstellung
erforderlich. Der Versand erfolgt nach der Januarabrechnung.
Prüfung der Jahresentgeltgrenze KV
Der Report RPLSVED0 wertet alle Mitarbeiter aus, deren Entgelt im vergangenen
Jahr und im Auswertungsjahr die Beitragsbemessungsgrenze der KV überschreitet
und dient als Hilfsmittel zur Überprüfung der KV.
Hinterlegung der neuen Unternehmensnummer
und Abfrage der UV-Stammdaten
Vor der Januar-Abrechnung 2023 ist es notwendig, dass Sie die
Stammdaten für 2023 mit dem UV-Stammdatendienst abfragen. Die Erstellung der
Abfrage ist mit dem Report RPCUVAD0_OUT möglich. Die Übertragung erfolgt per
B2A-Manager.
Die Abholung und Verarbeitung der Eingangsmeldungen muss bis spätestens 30 Tage nach dem Versand
zwingend über den Report RPCSVPD0 erfolgen.
Bitte beachten Sie, dass ab 2023 über die neue Unternehmensnummer als
neues Ordnungsmerkmal in der UV geführt wird.
Lohnnachweis für Berufsgenossenschaft
Den elektronischen Lohnnachweis für 2022 müssen Sie bis zum 16.02.2023 für die
Berufsgenossenschaft mit dem Report RPCUVBD0_OUT (PC00_M01_RPCUVBD0_O)
erstellen und die Daten über den B2A-Manager übertragen. Voraussetzung hierfür
ist, dass Sie die Abfrage für die UV-Stammdaten für 2022 bereits durchgeführt
haben.
Die Lohnnachweise 2022 für die Berufsgenossenschaft werden noch
über die bisher gültige Mitgliedsnummer erstellt.
Checkliste Zeitwirtschaft
Beachten Sie im Bereich der Zeitwirtschaft die folgenden Aktivitäten zum Jahreswechsel:
Arbeitszeitplanregeln generieren
Generieren Sie bei Bedarf mit Hilfe des Report RPTSHF00 die Arbeitszeitpläne
für weitere Abrechnungsperioden. Diese sind im Customizingsystem zu generieren
und dann per Transport ins Produktivsystem zu übernehmen.
Generierung von Abwesenheitskontingenten (Urlaub)
Mit dem Report RPTQTA00 können Sie den Urlaubsanspruch für das Jahr 2022 im IT
2006 Abwesenheitskontingente gemäß Ihrer Generierungsregelungen erzeugen und
einspielen.
Generierung von Abrechnungsperioden in der Zeitabrechnung
Abrechnungsperioden können über mehrere Jahre hinweg generiert
werden. Wenn keine generierten Perioden mehr vorhanden sind, bricht die
Abrechnung mit einer Fehlermeldung ab. Mit dem Report RPUCTP00 können Sie mit
Periodenparameter „03“ die Perioden für die Zeitwirtschaft generieren.
Checkliste Reisekosten
Die neuen Sachbezugswerte finden Sie im Hinweis „3286165 - SAP ERP
Travel Management Deutschland: Gesetzliche Änderungen zum 01.01.2023 /
Sachbezüge
Unsere Checkliste enthält die typischen Mindestaktivitäten und
dient Ihnen zur Unterstützung. Es wird keine Garantie für Vollständigkeit
übernommen.
