Die nachfolgende Checkliste dient zur Übersicht der Aktivitäten, die vor der Abrechnung Januar 2024 bzw. noch für den Abschluss des Jahres 2023 erforderlich sind.
Die
Arbeiten sollten vorgenommen werden, wenn die Aktualisierungen zum
Jahreswechsel auf Ihrem System abgeschlossen sind. Die folgenden HR
Support Packages sollten demnach bei Ihnen eingespielt und die
erforderlichen manuellen Nacharbeiten ausgeführt worden sein.
SAP_HR 6.08: (HR Renewal 2.0) HR SP Nr. C6
SAP_HR 6.04: HR SP Nr. J8
SAP_HR 6.00: HR SP Nr. N2
Bitte beachten
Sie zudem die Hinweise, welche nach der oben genannten Auslieferung als
Korrekturen zum Jahreswechsel von SAP bereitgestellt werden. Darüber
informieren wir Sie zeitnah hier im Blog. Diese Hinweise sind in der
Regel noch vorab einzubauen, falls diese nicht schon bei den
Nacharbeiten bekannt und berücksichtigt worden sind.
Checkliste Personalabrechnung
Lohnsteuerdaten erstellen (Jahresbescheinigung)
Für jeden Mitarbeiter müssen Sie für das Jahr 2023 eine Lohnsteuerbescheinigung erstellen.
Hierfür sind die gleichen Arbeitsschritte wie bei der monatlichen Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung erforderlich.
Prüfen Sie bitte, ob für alle Mitarbeiter die Identnummer im IT0012 hinterlegt ist. Ohne diese werden keine LSTB 2023 erstellt bzw. von der Clearingstelle abgelehnt.
Bei fehlender Identnummer kann in bestimmten Konstellationen (Sterbefall in 2023) im IT0012 über Sonderverarbeitung Elster die neue Ausprägung ‚Papierbescheinigung‘ gesetzt werden.
Der Ausgabemonat der Jahresbescheinigungen kann über das Merkmal DSTLB festgelegt werden.
Steuerdaten zum Jahreswechsel abgrenzen
Wir empfehlen zum 01.01.2024
für jeden aktiven Mitarbeiter und Rentner den IT 0012 Steuerdaten neu
anzulegen. Technisch ist dies keine Voraussetzung für ELStAM.
Nutzen Sie dazu den Report RPISTJD0 (Transaktion PC00_M01_ISTJD0). Es wird der bereits vorhandene IT 0012 zum 31.12.2023 abgegrenzt und mit Beginndatum 01.01.20243 (Endedatum 31.12.9999) neu angelegt. Wenn bereits über die Änderungsliste ELStAM ein neuer Satz für den IT 0012 zum 01.01.2024 angelegt wurde, wird dieser Satz nicht durch den Report überschrieben.
Gewerbesteuerzerlegung
Wenn
Sie mehrere Betriebsstätten (Personalteilbereiche) in unterschiedlichen
Gemeinden haben, muss die Gewerbesteuer auf die einzelnen Gemeinden
verteilt werden. Als Berechnungsgrundlage für die Aufteilung dienen die
Arbeitslöhne der Mitarbeiter.
Der Report RPCSTGD0 (Transaktion PC00_M01_CSTG) liefert Daten für die Gewerbesteuerzerlegung. Im Standard wird die Lohnart /159 Gewerbesteuerbrutto (Lohnarten mit der Kumulation 59 – Tabelle: V_512W_D) ausgewertet.
Urlaubsrückstellung
Gesetzlich
sind Sie verpflichtet, für die offenen Urlaubstage des abgelaufenen
Kalenderjahres eine Rückstellung zu bilden. Hierbei ist das Entgelt zu
berücksichtigen, das dem Mitarbeiter für die offenen Urlaubstage
zusteht, ebenfalls sind die darauf anfallenden
Sozialversicherungsbeiträge zu berücksichtigen.
Die Standardabwicklung erfolgt über Report RPTLEAD0 (Transaktion PC00_M01_TLEA).
Schwerbehindertenverzeichnis und -anzeige
Der
Report RPLEHAD3 (Transaktion PC00_M01_LEHA) gibt ein Verzeichnis der in
Ihrem Betrieb beschäftigten schwerbehinderten Mitarbeiter aus.
Ebenfalls wird ausgegeben, welcher Prozentsatz der bestehenden
Arbeitsplätze mit schwerbehinderten Mitarbeitern besetzt wurde.
Berufsgenossenschaft und Gefahrtarife (UV-Daten: https://download.gkv-ag.de/)
mit dem Report RPUBGDD0 (Transaktion PC00_M01_RPUBGDD0) mit Transport
aus Customizing- ins Produktivsystem. Haben Sie beim Einlesen der Daten
mit dem Report RPUBGDD0 den Haken bei „Rückrechnungserkennung“ gesetzt,
müssen Sie die Daten im Produktivsystem mit dem Report RPUBGED0
(Transaktion PC00_M01_RPUBGED0) abgleichen.
Gemeinde- und Finanzamtsdaten mit dem Report RPUSTGD1 mit Transport aus Customizing- ins Produktivsystem.
Die XML-Datei erhalten Sie unter der folgenden Adresse: BZSt - Finanzamtsuche - Finanzamtsuche
Aktualisierung des Bankleitzahlenverzeichnisses mit Report RFBVALL_0
Aktualisierung der aktuellen Annahmestellen und Beitragssätze mit der Beitragssatzdatei (https://download.gkv-ag.de/)
über die Reports RPUSVDD1 und RPUSVED1.Nach dem Transport von
Entwicklungssystem in Produktivsystem ist ein Abgleich der Beitragssätze
mit dem Report RPUSVCD0 erforderlich.
Generierung von Abrechnungsperioden
Abrechnungsperioden
können über mehrere Jahre hinweg generiert werden. Wenn keine
generierten Perioden mehr vorhanden sind, bricht die Abrechnung mit
einer Fehlermeldung ab. Mit dem Report RPUCTP00 können Sie mit
Periodenparameter „01“ die Perioden für die Personalabrechnung
generieren. Dabei wird die Tabelle T549Q erweitert.
Weiterhin
sollten Sie mit dem Report RPUCTP10 den Kumulationskalender für die
generierten Abrechnungsperioden mit Periodenparameter „01“ anlegen
(Tabelle T54C1).
Wenn
Sie bei den Buchungsbelegen das Buchungsdatum je Abrechnungsperiode
verwenden, ist es zusätzlich erforderlich diese mit dem Report RPUCTP20
zu generieren (Tabelle T549S).
Checkliste Sozialversicherung
Auch zur Sozialversicherung gibt es jedes Jahr etwas zu erledigen:
Erstellung der DEÜV-Jahresmeldung
Für jeden Mitarbeiter müssen Sie für das Jahr 2023 eine DEÜV-Jahresmeldung erstellen.
Hierfür
sind die gleichen Arbeitsschritte wie bei der monatlichen Erstellung
erforderlich. Der Versand erfolgt nach der Januarabrechnung.
Prüfung der Jahresentgeltgrenze KV
Der
Report RPLSVED0 wertet alle Mitarbeiter aus, deren Entgelt im
vergangenen Jahr und im Auswertungsjahr die Beitragsbemessungsgrenze der
KV überschreitet und dient als Hilfsmittel zur Überprüfung der KV.
Abfrage der UV-Stammdatendienst
Vor der Januar-Abrechnung 2024 ist es notwendig, dass Sie die Stammdaten für 2024
mit dem UV-Stammdatendienst abfragen. Die Erstellung der Abfrage ist
mit dem Report RPCUVAD0_OUT möglich. Die Übertragung erfolgt per
B2A-Manager.
Die
Abholung und Verarbeitung der Eingangsmeldungen muss bis spätestens 30
Tage nach dem Versand zwingend über den Report RPCSVPD0 erfolgen.
Lohnnachweis für Berufsgenossenschaft
Den elektronischen Lohnnachweis für 2023 müssen Sie bis zum 16.02.2024
für die Berufsgenossenschaft mit dem Report RPCUVBD0_OUT
(PC00_M01_RPCUVBD0_O) erstellen und die Daten über den B2A-Manager
übertragen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie die Abfrage für die
UV-Stammdaten für 2023 bereits durchgeführt haben.
Checkliste Zeitwirtschaft
Beachten Sie im Bereich der Zeitwirtschaft die folgenden Aktivitäten zum Jahreswechsel:
Arbeitszeitplanregeln generieren
Generieren Sie bei Bedarf mit Hilfe des Report RPTSHF00 die Arbeitszeitpläne für weitere Abrechnungsperioden. Diese sind im Customizingsystem zu generieren und dann per Transport ins Produktivsystem zu übernehmen.
Generierung von Abwesenheitskontingenten (Urlaub)
Mit
dem Report RPTQTA00 können Sie den Urlaubsanspruch für das Jahr 2022 im
IT 2006 Abwesenheitskontingente gemäß Ihrer Generierungsregelungen
erzeugen und einspielen.
Generierung von Abrechnungsperioden in der Zeitabrechnung
Abrechnungsperioden
können über mehrere Jahre hinweg generiert werden. Wenn keine
generierten Perioden mehr vorhanden sind, bricht die Abrechnung mit
einer Fehlermeldung ab. Mit dem Report RPUCTP00 können Sie mit
Periodenparameter „03“ die Perioden für die Zeitwirtschaft generieren.
Bitte beachten Sie den Hinweis 3405149 - Reisekosten Deutschland: Pauschalbeträge für Verpflegung und Übernachtungen bei Auslandsreisen ab dem 01.01.2024
Mit
dem Wachstumschancengesetz wurden auch die Verpflegungsmehraufwendungen
für Inlandsreisen von 14,00 € (untertägig) auf 16,00 € und pro
Kalendertag von 28,00 € auf 32,00 € geändert. Ob diese Änderung tatsächlich zum 01.01.2024 Bestand hat, ist noch nicht gesichert. Ausgeliefert
wird die Änderung also unter Vorbehalt.
Unsere
Checkliste enthält die typischen Mindestaktivitäten und dient Ihnen zur
Unterstützung. Es wird keine Garantie für Vollständigkeit übernommen.
