Die nachfolgende Checkliste dient zur Übersicht der Aktivitäten, die vor
der Abrechnung Januar 2020 bzw. noch für den Abschluss des Jahres 2019
erforderlich sind.
Diese Punkte
sollten erst dann durchgeführt werden, wenn Ihr System auf dem aktuellsten
Stand ist. Das bedeutet, dass die HR Support Packages bis I1 / E7 / 75 bei
Ihnen eingespielt und die erforderlichen manuellen Nacharbeiten ausgeführt
wurden.
Bitte
beachten Sie auch die Hinweise, die wir mit der Kennzeichnung „Korrektur zum
Jahreswechsel“ oder „Korrektur zum X-Mas HR Support Package“ hier im Blog demnächst
bekannt geben. Diese sind in der Regel noch vorab einzubauen, falls diese nicht
schon bei den Nacharbeiten bekannt und berücksichtigt worden sind.
Checkliste
Personalabrechnung
Lohnsteuerdaten
erstellen (Jahresbescheinigung)
Für jeden Mitarbeiter müssen Sie für
das Jahr 2019 eine Lohnsteuerbescheinigung erstellen.
Hierfür sind die gleichen Arbeitsschritte wie bei der monatlichen Erstellung
der Lohnsteuerbescheinigung erforderlich.
Steuerdaten
zum Jahreswechsel abgrenzen
Wir empfehlen zum 01.01.2020 für jeden
aktiven Mitarbeiter und Rentner den IT 0012 Steuerdaten neu anzulegen.
Technisch ist dies keine Voraussetzung für ELStAM.
Nutzen Sie dazu den Report RPISTJD0 (Transaktion PC00_M01_ISTJD0). Es wird der
bereits vorhandene IT 0012 zum 31.12.2019 abgegrenzt und mit Beginndatum
01.01.2020 (Endedatum 31.12.9999) neu angelegt. Wenn bereits über die
Änderungsliste ELStAM ein neuer Satz für den IT 0012 zum 01.01.2020 angelegt
wurde, wird dieser Satz nicht durch den Report überschrieben.
Gewerbesteuerzerlegung
Wenn Sie mehrere Betriebsstätten
(Personalteilbereiche) in unterschiedlichen Gemeinden haben, muss die
Gewerbesteuer auf die einzelnen Gemeinden verteilt werden. Als
Berechnungsgrundlage für die Aufteilung dienen die Arbeitslöhne der
Mitarbeiter.
Der Report RPCSTGD0 (Transaktion PC00_M01_CSTG) liefert Daten für die
Gewerbesteuerzerlegung. Im Standard wird die Lohnart /159 Gewerbesteuerbrutto
(Lohnarten mit der Kumulation 59 – Tabelle: V_512W_D) ausgewertet.
Urlaubsrückstellung
Gesetzlich sind Sie verpflichtet,
für die offenen Urlaubstage des abgelaufenen Kalenderjahres eine Rückstellung
zu bilden. Hierbei ist das Entgelt zu berücksichtigen, das dem Mitarbeiter für
die offenen Urlaubstage zusteht, ebenfalls sind die darauf anfallenden
Sozialversicherungsbeiträge zu berücksichtigen.
Die Standardabwicklung erfolgt über Report RPTLEAD0 (Transaktion
PC00_M01_TLEA).
Schwerbehindertenverzeichnis
und -anzeige
Der Report RPLEHAD3 (Transaktion
PC00_M01_LEHA) gibt ein Verzeichnis der in Ihrem Betrieb beschäftigten
schwerbehinderten Mitarbeiter aus. Ebenfalls wird ausgegeben, welcher
Prozentsatz der bestehenden Arbeitsplätze mit schwerbehinderten Mitarbeitern
besetzt wurde.
Einlesen
aktueller Daten
Berufsgenossenschaft und
Gefahrtarife (UV-Daten: https://download.gkv-ag.de/)
mit dem Report RPUBGDD0 (Transaktion PC00_M01_RPUBGDD0) mit Transport aus Customizing- ins Produktivsystem.
Haben Sie beim Einlesen der Daten mit dem Report RPUBGDD0 den Haken bei
„Rückrechnungserkennung“ gesetzt, müssen Sie die Daten im Produktivsystem mit
dem Report RPUBGED0 (Transaktion PC00_M01_RPUBGED0) abgleichen.
Gemeinde- und Finanzamtdaten mit dem Report RPUSTGD1
Die XML-Datei erhalten Sie unter der folgenden Adresse: https://www.bzst.de/DE/Service/Behoerdenwegweiser/Finanzamtsuche/finanzamtsuche.html#js-toc-entry2
Aktualisierung
des Bankleitzahlenverzeichnisses mit Report RFBVALL_0
Aktualisierung
der aktuellen Annahmestellen und Beitragssätze mit der Beitragssatzdatei
V5.1 (https://download.gkv-ag.de/
) über die Reports RPUSVDD1 und RPUSVED1 (Transaktion S_L6B_69000242).
Nach dem
Transport von Entwicklungssystem in Produktivsystem ist ein Abgleich der
Beitragssätze mit dem Report RPUSVCD0 erforderlich.
Generierung
von Abrechnungsperioden
Abrechnungsperioden
können über mehrere Jahre hinweg generiert werden. Wenn keine generierten
Perioden mehr vorhanden sind, bricht die Abrechnung mit einer Fehlermeldung ab.
Mit dem Report RPUCTP00 können Sie mit Periodenparameter „01“ die Perioden für
die Personalabrechnung generieren. Dabei wird die Tabelle T549Q erweitert.
Weiterhin
sollten Sie mit dem Report RPUCTP10 den Kumulationskalender für die generierten
Abrechnungsperioden mit Periodenparameter „01“ anlegen (Tabelle T54C1).
Wenn Sie bei
den Buchungsbelegen das Buchungsdatum je Abrechnungsperiode verwenden, ist es zusätzlich
erforderlich diese mit dem Report RPUCTP20 zu generieren (Tabelle T549S).
Checkliste Sozialversicherung
Auch zur Sozialversicherung gibt es
jedes Jahr etwas zu erledigen:
Erstellung
der DEÜV-Jahresmeldung
Für jeden
Mitarbeiter müssen Sie für das Jahr 2019 eine DEÜV-Jahresmeldung erstellen.
Hierfür sind die gleichen Arbeitsschritte wie bei der monatlichen Erstellung
erforderlich. Der Versand erfolgt nach der Januarabrechnung.
Prüfung der
Jahresentgeltgrenze KV
Der Report RPLSVED0 wertet alle Mitarbeiter
aus, deren Entgelt im vergangenen Jahr und im Auswertungsjahr die
Beitragsbemessungsgrenze der KV überschreitet.
Abfrage der
UV-Stammdaten
Vor der
Januar-Abrechnung 2020 ist es notwendig, dass Sie die Stammdaten für 2020 mit
dem UV-Stammdatendienst abfragen. Die Erstellung der Abfrage ist mit dem Report
RPCUVAD0_OUT möglich. Die Übertragung erfolgt per B2A-Manager.
Lohnnachweis
für Berufsgenossenschaft
Den elektronischen Lohnnachweis für
2019 müssen Sie bis zum 16.02.2020 für die Berufsgenossenschaft mit dem Report
RPCUVBD0_OUT (PC00_M01_RPCUVBD0_O) erstellen und die Daten über den B2A-Manager
übertragen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie die Abfrage für die
UV-Stammdaten für 2019 bereits durchgeführt haben.
Checkliste
Zeitwirtschaft
Beachten Sie im Bereich der
Zeitwirtschaft die folgenden Aktivitäten zum Jahreswechsel:
Arbeitszeitplanregeln
generieren
Generieren Sie bei Bedarf mit Hilfe
des Report RPTSHF00 die Arbeitszeitpläne für weitere Abrechnungsperioden. Diese
sind im Customizingsystem zu generieren und dann per Transport ins
Produktivsystem zu übernehmen.
Generierung
von Abwesenheitskontingenten (Urlaub)
Mit dem Report RPTQTA00 können Sie
den Urlaubsanspruch für das Jahr 2020 im IT 2006 Abwesenheitskontingente gemäß
Ihrer Generierungsregelungen erzeugen und einspielen.
Generierung
von Abrechnungsperioden in der Zeitabrechnung
Abrechnungsperioden
können über mehrere Jahre hinweg generiert werden. Wenn keine generierten
Perioden mehr vorhanden sind, bricht die Abrechnung mit einer Fehlermeldung ab.
Mit dem Report RPUCTP00 können Sie mit Periodenparameter „03“ die Perioden für
die Zeitwirtschaft generieren.
Checkliste Reisekosten
Auch dieses Jahr gibt es neue Sachbezugswerte und Pauschalbeträge, die
Sie im System anpassen bzw. einspielen sollten.
Unsere
Checkliste enthält die typischen Mindestaktivitäten und dient Ihnen zur
Unterstützung. Es wird keine Garantie für Vollständigkeit übernommen.
