Unsere Checkliste - Das sollte bis zur Abrechnung im Januar 2017 erledigt sein

Checkliste: allgemeine Tätigkeiten zum Jahreswechsel 2016-2017

Die nachfolgende Checkliste dient zur Übersicht der Aktivitäten, die vor der Abrechnung Januar 2017 bzw. für den Abschluss des Jahres 2016 erforderlich sind.

Diese Punkte sollten erst dann durchgeführt werden wenn Ihr System auf dem aktuellsten Stand ist, das heißt die HR Support Packages bis E2 / A8 / 36 wurden bei Ihnen eingespielt und die erforderlichen manuellen Nacharbeiten ausgeführt.

Bitte beachten Sie auch die Hinweise, die wir mit der Kennzeichnung „Korrektur zum Jahreswechsel“ oder „Korrektur zum X-Mas HR Support Package“ hier im Blog bekannt geben.

Personalabrechnung
Lohnsteuerdaten erstellen (Jahresbescheinigung)
Für jeden Mitarbeiter müssen Sie für das Jahr 2016 eine Lohnsteuerbescheinigung erstellen.
Hierfür sind die gleichen Arbeitsschritte wie bei der monatlichen Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung erforderlich.

Steuerdaten zum Jahreswechsel abgrenzen
Wir empfehlen zum 01.01.2017 für jeden aktiven Mitarbeiter und Rentner den IT 0012 Steuerdaten neu anzulegen. Technisch ist dies keine Voraussetzung für ELStAM.
Nutzen Sie den Report RPISTJD0. Es wird der bereits vorhandene IT 0012 zum 31.12.2016 abgegrenzt und mit Beginndatum 01.01.2017 (Endedatum 31.12.9999) neu angelegt. Wenn bereits über die Änderungsliste ELStAM ein neuer Satz für den IT 0012 zum 01.01.2017 angelegt wurde, wir dieser Satz nicht durch den Report überschrieben.

Gewerbesteuerzerlegung
Haben Sie mehrere Betriebsstätten (Personalteilbereiche) in unterschiedlichen Gemeinden, so muss die Gewerbesteuer auf die einzelnen Gemeinden verteilt werden. Als Berechnungsgrundlage für die Aufteilung dienen die Arbeitslöhne der Mitarbeiter.
Der Report RPCSTGD0 liefert Daten für die Gewerbesteuerzerlegung. Im Standard wird die Lohnart /159 Gewerbesteuerbrutto (Kumulation 59 – Tabelle: V_512W_D) ausgewertet.

Urlaubsrückstellung
Gesetzlich sind Sie verpflichtet, für die offenen Urlaubstage des abgelaufenen Kalenderjahres eine Rückstellung zu bilden. Hierbei ist das Entgelt zu berücksichtigen, das dem Mitarbeiter für die offenen Urlaubstage zusteht, ebenfalls sind die darauf anfallenden Sozialversicherungsbeiträge zu berücksichtigen.
Die Standardabwicklung erfolgt über Report RPTLEAD0.

Schwerbehindertenverzeichnis und -anzeige
Der Report RPLEHAD3 gibt ein Verzeichnis der in Ihrem Betrieb beschäftigten schwerbehinderten Mitarbeiter aus. Ebenfalls wird ausgegeben, ob ein gewisser Prozentsatz der bestehenden Arbeitsplätze mit schwerbehinderten Mitarbeitern besetzt wurde.

Einlesen aktueller Daten
Berufsgenossenschaft und Gefahrtarife (UV-Daten: https://download.gkv-ag.de/) mit dem Report RPUBGDD0 mit Transport aus Customizing- ins Produktivsystem. Haben Sie beim Einlesen der Daten mit dem Report RPUBGDD0 den Haken bei „Rückrechnungserkennung“ gesetzt, müssen Sie die Daten im Produktivsystem mit dem Report RPUBGED0 abgleichen.

Gemeinde- und Finanzamtdaten mit dem Report RPUSTGD0 – erfolgt im Produktivsystem ohne Transport.

BV-Datei einlesen mit RPUBVDD0 mit Transport aus Customizing- ins Produktivsystem.

Aktualisierung der aktuellen Annahmestellen und Beitragssätze mit der Beitragssatzdatei V5.1 (https://beitragssatz.itsg.de) über die Reports RPUSVDD1 und RPUSVED1.
Nach dem Transport von Entwicklungssystem in Produktivsystem ist ein Abgleich der Beitragssätze mit dem Report RPUSVCD0 erforderlich.

Checkliste Sozialversicherung
Auch zur Sozialversicherung gibt es jedes Jahr etwas zu erledigen:

Erstellung der DEÜV-Jahresmeldung
Für jeden Mitarbeiter müssen Sie für das Jahr 2016 eine DEÜV-Jahresmeldung erstellen.
Hierfür sind die gleichen Arbeitsschritte wie bei der monatlichen Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung erforderlich. Der Versand erfolgt nach der Januarabrechnung.

Prüfung der Jahresentgeltgrenze KV
Der Report RPLSVED0 wertet alle Mitarbeiter aus, deren Entgelt im vergangen Jahr und im Auswertungsjahr die Beitragsbemessungsgrenze der KV überschreitet.

Abfrage der UV-Stammdaten
Vor der Januar-Abrechnung 2017 ist es notwendig, dass Sie die Stammdaten für 2017 mit dem neuen UV-Meldeverfahren abfragen. Die Erstellung der Abfrage erfolgt mit dem Report RPCUVAD0_OUT. Die Übertragung erfolgt per B2A-Manager Sollten Sie die Stammdatenabfrage für 2016 noch nicht durchgeführt haben, ist diese zuvor durchzuführen.

Lohnnachweis für Berufsgenossenschaft
Der Report RPLBGND0 erstellt den jährlichen Lohnnachweis für die Berufsgenossenschaft, welchen Sie auch in diesem Jahr noch in Papierform der Berufsgenossenschaft zur Verfügung stellen müssen.
Standardmäßig wird die Lohnart /6U0 ausgewertet.

Zusätzlich ist es ab diesem Jahr relevant, dass Sie den Lohnnachweis elektronisch bis zum 16.02. an die Berufsgenossenschaft mit dem Report RPCUVBD0_OUT erstellen und die Daten über den B2A-Manager übertragen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie die Abfrage für die UV-Stammdaten für 2016 bereits durchgeführt haben.

Checkliste Zeitwirtschaft
Beachten Sie im Bereich der Zeitwirtschaft die folgenden Aktivitäten zum Jahreswechsel:

Arbeitszeitplanregeln generieren
Generieren Sie bei Bedarf mit Hilfe des Report RPTSHF00 die Arbeitszeitpläne für weitere Abrechnungsperioden. (im Customizingsystem, dann Transport ins Prod.)

Generierung von Abwesenheitskontingenten (Urlaub)
Mit dem Report RPTQTA00 können Sie den Urlaubsanspruch für das Jahr 2017 im IT 2006 Abwesenheitskontingente gemäß Ihrer Generierungsregelungen erzeugen und einspielen.

Unsere Checkliste enthält die typischen Mindestaktivitäten und dient Ihnen zur Unterstützung. Es wird keine Garantie für Vollständigkeit übernommen.