Unsere Checkliste - Das sollte bis zur Abrechnung im Januar 2017 erledigt sein

Checkliste: allgemeine Tätigkeiten zum Jahreswechsel 2016-2017

Die nachfolgende Checkliste dient zur Übersicht der Aktivitäten, die vor der Abrechnung Januar 2017 bzw. für den Abschluss des Jahres 2016 erforderlich sind.

Diese Punkte sollten erst dann durchgeführt werden wenn Ihr System auf dem aktuellsten Stand ist, das heißt die HR Support Packages bis E2 / A8 / 36 wurden bei Ihnen eingespielt und die erforderlichen manuellen Nacharbeiten ausgeführt.

Bitte beachten Sie auch die Hinweise, die wir mit der Kennzeichnung „Korrektur zum Jahreswechsel“ oder „Korrektur zum X-Mas HR Support Package“ hier im Blog bekannt geben.

Personalabrechnung
Lohnsteuerdaten erstellen (Jahresbescheinigung)
Für jeden Mitarbeiter müssen Sie für das Jahr 2016 eine Lohnsteuerbescheinigung erstellen.
Hierfür sind die gleichen Arbeitsschritte wie bei der monatlichen Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung erforderlich.

Steuerdaten zum Jahreswechsel abgrenzen
Wir empfehlen zum 01.01.2017 für jeden aktiven Mitarbeiter und Rentner den IT 0012 Steuerdaten neu anzulegen. Technisch ist dies keine Voraussetzung für ELStAM.
Nutzen Sie den Report RPISTJD0. Es wird der bereits vorhandene IT 0012 zum 31.12.2016 abgegrenzt und mit Beginndatum 01.01.2017 (Endedatum 31.12.9999) neu angelegt. Wenn bereits über die Änderungsliste ELStAM ein neuer Satz für den IT 0012 zum 01.01.2017 angelegt wurde, wir dieser Satz nicht durch den Report überschrieben.

Gewerbesteuerzerlegung
Haben Sie mehrere Betriebsstätten (Personalteilbereiche) in unterschiedlichen Gemeinden, so muss die Gewerbesteuer auf die einzelnen Gemeinden verteilt werden. Als Berechnungsgrundlage für die Aufteilung dienen die Arbeitslöhne der Mitarbeiter.
Der Report RPCSTGD0 liefert Daten für die Gewerbesteuerzerlegung. Im Standard wird die Lohnart /159 Gewerbesteuerbrutto (Kumulation 59 – Tabelle: V_512W_D) ausgewertet.

Urlaubsrückstellung
Gesetzlich sind Sie verpflichtet, für die offenen Urlaubstage des abgelaufenen Kalenderjahres eine Rückstellung zu bilden. Hierbei ist das Entgelt zu berücksichtigen, das dem Mitarbeiter für die offenen Urlaubstage zusteht, ebenfalls sind die darauf anfallenden Sozialversicherungsbeiträge zu berücksichtigen.
Die Standardabwicklung erfolgt über Report RPTLEAD0.

Schwerbehindertenverzeichnis und -anzeige
Der Report RPLEHAD3 gibt ein Verzeichnis der in Ihrem Betrieb beschäftigten schwerbehinderten Mitarbeiter aus. Ebenfalls wird ausgegeben, ob ein gewisser Prozentsatz der bestehenden Arbeitsplätze mit schwerbehinderten Mitarbeitern besetzt wurde.

Einlesen aktueller Daten
Berufsgenossenschaft und Gefahrtarife (UV-Daten: https://download.gkv-ag.de/) mit dem Report RPUBGDD0 mit Transport aus Customizing- ins Produktivsystem. Haben Sie beim Einlesen der Daten mit dem Report RPUBGDD0 den Haken bei „Rückrechnungserkennung“ gesetzt, müssen Sie die Daten im Produktivsystem mit dem Report RPUBGED0 abgleichen.

Gemeinde- und Finanzamtdaten mit dem Report RPUSTGD0 – erfolgt im Produktivsystem ohne Transport.

BV-Datei einlesen mit RPUBVDD0 mit Transport aus Customizing- ins Produktivsystem.

Aktualisierung der aktuellen Annahmestellen und Beitragssätze mit der Beitragssatzdatei V5.1 (https://beitragssatz.itsg.de) über die Reports RPUSVDD1 und RPUSVED1.
Nach dem Transport von Entwicklungssystem in Produktivsystem ist ein Abgleich der Beitragssätze mit dem Report RPUSVCD0 erforderlich.

Checkliste Sozialversicherung
Auch zur Sozialversicherung gibt es jedes Jahr etwas zu erledigen:

Erstellung der DEÜV-Jahresmeldung
Für jeden Mitarbeiter müssen Sie für das Jahr 2016 eine DEÜV-Jahresmeldung erstellen.
Hierfür sind die gleichen Arbeitsschritte wie bei der monatlichen Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung erforderlich. Der Versand erfolgt nach der Januarabrechnung.

Prüfung der Jahresentgeltgrenze KV
Der Report RPLSVED0 wertet alle Mitarbeiter aus, deren Entgelt im vergangen Jahr und im Auswertungsjahr die Beitragsbemessungsgrenze der KV überschreitet.

Abfrage der UV-Stammdaten
Vor der Januar-Abrechnung 2017 ist es notwendig, dass Sie die Stammdaten für 2017 mit dem neuen UV-Meldeverfahren abfragen. Die Erstellung der Abfrage erfolgt mit dem Report RPCUVAD0_OUT. Die Übertragung erfolgt per B2A-Manager Sollten Sie die Stammdatenabfrage für 2016 noch nicht durchgeführt haben, ist diese zuvor durchzuführen.

Lohnnachweis für Berufsgenossenschaft
Der Report RPLBGND0 erstellt den jährlichen Lohnnachweis für die Berufsgenossenschaft, welchen Sie auch in diesem Jahr noch in Papierform der Berufsgenossenschaft zur Verfügung stellen müssen.
Standardmäßig wird die Lohnart /6U0 ausgewertet.

Zusätzlich ist es ab diesem Jahr relevant, dass Sie den Lohnnachweis elektronisch bis zum 16.02. an die Berufsgenossenschaft mit dem Report RPCUVBD0_OUT erstellen und die Daten über den B2A-Manager übertragen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie die Abfrage für die UV-Stammdaten für 2016 bereits durchgeführt haben.

Checkliste Zeitwirtschaft
Beachten Sie im Bereich der Zeitwirtschaft die folgenden Aktivitäten zum Jahreswechsel:

Arbeitszeitplanregeln generieren
Generieren Sie bei Bedarf mit Hilfe des Report RPTSHF00 die Arbeitszeitpläne für weitere Abrechnungsperioden. (im Customizingsystem, dann Transport ins Prod.)

Generierung von Abwesenheitskontingenten (Urlaub)
Mit dem Report RPTQTA00 können Sie den Urlaubsanspruch für das Jahr 2017 im IT 2006 Abwesenheitskontingente gemäß Ihrer Generierungsregelungen erzeugen und einspielen.

Unsere Checkliste enthält die typischen Mindestaktivitäten und dient Ihnen zur Unterstützung. Es wird keine Garantie für Vollständigkeit übernommen.

Korrekturhinweise zum Jahreswechsel 2016/2017 nach dem X-Mas HR Support Package

SAP hat in Hinweis 2378792 - Korrekturen zum JW Deutschland 2016/2017 nach dem Xmas HRSP (Sammelhinweis) die folgenden notwendigen Korrekturhinweise veröffentlicht:
 

Steuer

2398985 - LStB: Berechnung der SV-Beiträge bei DBA/ ATE

Dieser Hinweis hat manuelle Tätigkeiten.

Bei einer Auslandstätigkeit werden die Sozialversicherungsbeiträge, die auf den steuerfreien Arbeitslohn anfallen angedruckt.

2410835 - LStB: Fehler in PDF-Formular 2016 und 2017

Dieser Hinweis hat manuelle Tätigkeiten.

Die gesetzlichen Abzüge eines mehrjährigen Versorgungsbezugs werden nicht in den Zeilen 10 und 14 der Lohnsteuerbescheinigung 2016 und 2017 angedruckt. Dieser Fehler liegt nur vor, wenn Sie das PDF-Formular verwenden.

Sozialversicherung

2401176 - UV-Meldeverfahren: Berechtigungsprüfungen in den Sachbearbeiterlisten

Die Einschränkungen der Berechtigungen sind in der Sachbearbeiterliste nicht wirksam, es können auch Meldungen für die ein Benutzer keine Berechtigung hat angezeigt werden.

2406200 - UV-Meldeverfahren: Korrekturen 2

Die Prüfungen des Check-Reports RPUUVAD0_GT_CHECK werden korrigiert. Im Lohnnachweis werden ausgetretene Mitarbeiter nicht berücksichtigt.

2410287 - UV-Meldeverfahren: Meldedatei für Stammdatenabfrage 2017 wird nicht erstellt

Nach Erstellung der Meldung für die UV-Stammdatenabfrage 2017 kann keine Meldedatei für den B2A-Manager erzeugt werden.

2407482 - RPUBGED0: IT0029-Prozentsatz ; Inaktive Mitarbeiter

Prüfung der IT0029 Sätze vor 2009 führt in Kombination mit fehlender Teilapplikation BG02 zur Fehlermeldung. Inaktive Mitarbeiter werden immer vom Report ausgewertet.

Zusätzlich zu den oben aufgeführten Hinweisen, empfehlen wir noch folgende Hinweise nach dem Jahreswechsel zu berücksichtigen:

Steuer:

2399509 - Korrekturen zur Personalrechenregel DSN3 (Steuertage anpassen)

Dieser Hinweis hat manuelle Tätigkeiten.

Bei Nettozusagen kann es aufgrund von fehlerhaften Berechnung des Arbeitgeberbeitrags durch fehlerhafte Anpassung der Steuertage in den Brutto/Netto-Iterationen kommen.

Sozialversicherung:

2397086 - EEL: Korrekturen 01/2017

Bei einer Statusänderung einer Meldung wird die automatische Aufrollung der Meldungserzeugung nicht mehr durchgeführt.
Bei der manuellen Vorgabe eines zusätzlichen Freistellungstages bei der Meldung „Krankengeld Kind“ im IT0651 mit Subtyp „6“ wird ein Laufzeitfehler erzeugt.

2401134 - AAG: Korrekturen 1/2017

Der Report RPUTSVD9 (Dateien für den Versand der Erstattungsmeldungen anzeigen) bricht mit einem Laufzeitfehler ab.

Berechtigungsfehler bei Erstellung des Zeitnachweises

Nach Einspielen des Hinweises 2343494 - Maßnahmenbedingter Abrechnungssplit wird nicht erzeugt; fehlende Berechtigung für Infotyp 0302 aus HR Support Package im November 2016 kann der Zeitnachweis bei fehlender Berechtigung auf die Infotypen 0000 (Maßnahmen) und 0302 (Ergänzende Maßnahmen) nicht erstellt werden. Die Erstellung bricht mit fehlgeschlagener Berechtigungsprüfung ab.

Sollte dieser Fall bei Ihnen auftreten, erweitern Sie bitte Ihre Berechtigungsrollen um mindestens die Leseberechtigung auf die Infotypen 0000 und 0302.