Neue Formate im Zahlungsverkehr nach ISO 20022

Der digitale Zahlungsverkehr zwischen Banken und Unternehmen beinhaltet aktuell verschiedene Nachrichtentypen. Die unterschiedlichen Formate werden genutzt, weil der Austausch von Finanz- und Zahlungsnachrichten nicht standardisiert ist. Der nationale und internationale Zahlungsverkehr ist somit kostenintensiv und langsam. 

Um diesem Problem zu entgegnen, wurde ein einheitlicher Standard entwickelt: die ISO 20022. Diese basiert auf Nachrichten- und Dateitypen im XML-Datenformat und ist der globale Zahlungsstandard der Zukunft.

Die Umstellung betrifft sämtliche Zahlungen auf nationaler, als auch auf europäischer Ebene. Dabei wird das ISO 20022 XML Dateiformat zum neuen europaweiten Standard beim Austausch von SEPA Zahlungen. Auch Zahlungen in Nicht Euro Länder sind betroffen.

Seit März 2023 steht offiziell das neue ISO 20022 Format zur Verfügung. Bis November 2025 gilt eine Übergangsphase, bis spätestens dann muss die Ablösung durch die neuen XML basierten Formate vollzogen sein. Eine Verarbeitung der alten Formate soll solange noch möglich sein. Allerdings stellen einige Banken die alten Zahlungsträgerformate schon sehr viel früher ein. Daher empfehlen wir, möglichst frühzeitig auf das neue Zahlungsträgerformat zu wechseln.

Was bedeutet das konkret für Ihr SAP System?
Die Zahlungsträger Formate SEPA_CT, SEPA_DD und DTAZV müssen auf das neue pain.001.001.009 bzw. pain.008.001.08, die Kontoauszüge müssen auf das neue camt.053.001.08 (bzw. camt.054.001.08 für Tagesauszüge) umgestellt werden.

Betroffen sind alle SAP Systeme, in welchen es zu Ausgangszahlungen kommt, so auch das HCM-System mit der Lohn- und Gehaltsüberweisung, Überweisung von Beiträgen an Krankenkassen, berufsständische Versorgungseinrichtungen und Versicherungsinstituten.

Alle Sachbearbeiterlisten auf einen Blick - das Notification Tool

Mit Hinweis 2383565 - Notification Tool - Auslieferung Deutschland lieferte SAP ein neues Tool aus, um das ständig zunehmende Meldungsvolumen im Rahmen der Folgeaktivitäten zur Abrechnung an zentraler Stelle zu verwalten und zu bearbeiten. Mit dieser Lösung ist es möglich, dass Sachbearbeiter aus den unterschiedlichsten Meldeverfahren auf einen Blick erkennen, in welchen Verfahren noch Handlungsbedarf besteht. 

Die Nutzung des Notification Tools bringt den Vorteil mit sich, dass nicht mehr alle Sachbearbeiterlisten für Aus- und Eingangsmeldung einzeln geprüft und bearbeitet werden müssen. Die Meldungen können im Notification Tool direkt gesichtet und bearbeitet werden. Dies gilt sowohl für Ausgangsmeldungen, wie auch für Eingangsmeldungen. Bei Bedarf kann direkt vom Notification Tool in die Meldungdetails abgesprungen werden.

Voraussetzung, dass Sie dieses Tool nutzen können, ist, dass die Verfahren, welche über das Notification Tool zukünftig bearbeitet werden sollen, für die Nutzung im System aktiviert werden. Es müssen also nicht alle Verfahren zusammengefürt werden. Wir empfehlen allerdings, wenn das Tool im Einsatz ist, auch alle Verfahren zu aktivieren!

Folgende Einstiegsmöglichkeiten gibt es in SAP:

• Aufgabenliste Sachbearbeiter - Transaktion HRPAY00_NT_TASKOVUSR
  Übersicht aller einem Sachbearbeiter zugeordneten Meldungen und Aufgaben.
  
  
• Aufgabenliste Sachbearbeitergruppe - Transaktion HRPAY00_NT_TASKOVGRP
  Übersicht aller Aufgaben, die der dem Sachbearbeiter zugehörigen Sachbearbeitergruppe zugeordnet sind.
  
  
• Aufgabenliste nach Themengebieten - Transaktion HRPAY00_NT_TASKLIST
  Darstellen der zu bearbeitenden Meldungen nach Themengebieten.
  
  
• Aufgabenliste Administration - Transaktion HRPAY00_NT_ADMIN
  Übersicht zu allen Aufgaben, die zu bearbeiten sind. Mit dieser Transaktion können Aufgaben auch gelöscht oder der Status umgesetzt werden.

Wir empfehlen, dass bei Aktivierung des Notification Tools alle Sachbearbeiterlisten gesichtet und bearbeitet werden, um die Meldungen für Ihre Mitarbeiter auf einen aktuellen Bearbeitungsstand zu bringen.

Transparenz der Stammdatenpflege: Infotypprotokollierung in SAP HCM aktivieren

Im Hinblick auf die Nachvollziehbarkeit der Stammdatenänderung in SAP HCM empfehlen wir Ihnen, die Aktivierung der Protokollierung von Infotypänderungen. Sie können nach der Aktivierung alle Änderungen an Stammdaten eines Infotyps mit Hilfe des Reports "RPUAUD00" auswerten und folgende Punkte nachvollziehen:

• Welche Daten wurden geändert? 
• Welche Daten wurden überschrieben/gelöscht?
• Wer hat die Änderung durchgeführt?
• Wann wurde die Änderung durchgeführt?

Die Protokollierung kann je Infotyp separat aktiviert werden. Wir empfehlen daher, mindestens personen-, personalzeitwirtschafts- und personalabrechnungsbezogene Infotypen zu protokollieren. 

Vorteile, die aus der Infotypprotokollierung hervorgehen:

• Erfüllung der Anforderungen im Rahmen der DSGVO-konformen Datenhaltung 
• Nachvollziehbarkeit von Rückrechnungen in der Personalzeitwirtschaft und Personalabrechnung
• Auswertbarkeit der Änderungen
• Sicherung bei fälschlich überschriebenen Daten und deren Rekonstruktion
  

Ablehnung Beitragsnachweise bei fehlender Eigenerklärung

Gemäß SAP-Hinweis 3270042 sollten Arbeitgeber, die als Meldestelle mit dem für ihre Betriebsnummer ausgestellten Zertifikat Meldungen für weitere Betriebsnummern übertragen, bereits bis zum 31.03.2023 eine Eigenerklärung für eine Meldestelle abgeben. 

Wenn dies noch nicht erfolgt ist, erhalten Sie als Fehlerrückmeldung beim Versand der Beitragsnachweise ab 01.07.2024 die Fehlermeldung "BW03H50 Keine Eigenerklärung als Meldestelle vorhanden". Je nach Annahmestelle handelt es sich hierbei nur um eine Hinweismeldung oder die Beitragsnachweise werden abgelehnt.

Das Formular für die Eigenerklärung finden Sie hier: Formular. Dieses können Sie unter Uploadportal des ITSG - Trust Centers hochladen.