Unsere Checkliste - Das sollte bis zur Abrechnung im Januar 2018 erledigt sein

Checkliste: allgemeine Tätigkeiten zum Jahreswechsel 2017-2018

 
Die nachfolgende Checkliste dient zur Übersicht der Aktivitäten, die vor der Abrechnung Januar 2018 bzw. für den Abschluss des Jahres 2017 erforderlich sind.

Diese Punkte sollten erst dann durchgeführt werden, wenn Ihr System auf dem aktuellsten Stand ist. Das bedeutet, dass die HR Support Packages bis F5 / C1 / 49 bei Ihnen eingespielt und die erforderlichen manuellen Nacharbeiten ausgeführt wurden.

Bitte beachten Sie auch die Hinweise, die wir mit der Kennzeichnung „Korrektur zum Jahreswechsel“ oder „Korrektur zum X-Mas HR Support Package“ hier im Blog bekannt geben.

Personalabrechnung

 
Lohnsteuerdaten erstellen (Jahresbescheinigung)

Für jeden Mitarbeiter müssen Sie für das Jahr 2017 eine Lohnsteuerbescheinigung erstellen. Hierfür sind die gleichen Arbeitsschritte wie bei der monatlichen Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung erforderlich.

Steuerdaten zum Jahreswechsel abgrenzen

Wir empfehlen zum 01.01.2018 für jeden aktiven Mitarbeiter und Rentner den IT 0012 Steuerdaten neu anzulegen. Technisch ist dies keine Voraussetzung für ELStAM. Nutzen Sie dazu den Report RPISTJD0 (Transaktion PC00_M01_ISTJD0). Es wird der bereits vorhandene IT 0012 zum 31.12.2017 abgegrenzt und mit Beginndatum 01.01.2018 (Endedatum 31.12.9999) neu angelegt. Wenn bereits über die Änderungsliste ELStAM ein neuer Satz für den IT 0012 zum 01.01.2018 angelegt wurde, wir dieser Satz nicht durch den Report überschrieben.

Einmalig in 2018:
Für die Einführung der steuerlichen Förderung nach § 100 EStG, kann mit dem Report RPUTXXD0 die Arbeitgeberzulage aus 2016 nach Anlage des neuen IT 0012-Satzes zum 01.01.2018 in das neue IT 0012-Feld „AG-Zusatzleistungen in 2016“ maschinell geschrieben werden. Bitte beachten Sie, dass zuvor alle Korrekturhinweise für den genannten Report eingebaut wurden.

Gewerbesteuerzerlegung

Wenn Sie mehrere Betriebsstätten (Personalteilbereiche) in unterschiedlichen Gemeinden haben, muss die Gewerbesteuer auf die einzelnen Gemeinden verteilt werden. Als Berechnungsgrundlage für die Aufteilung dienen die Arbeitslöhne der Mitarbeiter.
Der Report RPCSTGD0 (Transaktion PC00_M01_CSTG) liefert Daten für die Gewerbesteuerzerlegung. Im Standard wird die Lohnart /159 Gewerbesteuerbrutto (Lohnartenmit der Kumulation 59 – Tabelle: V_512W_D) ausgewertet.

Urlaubsrückstellung

Gesetzlich sind Sie verpflichtet, für die offenen Urlaubstage des abgelaufenen Kalenderjahres eine Rückstellung zu bilden. Hierbei ist das Entgelt zu berücksichtigen, das dem Mitarbeiter für die offenen Urlaubstage zusteht, ebenfalls sind die darauf anfallenden Sozialversicherungsbeiträge zu berücksichtigen.
Die Standardabwicklung erfolgt über Report RPTLEAD0 (Transaktion PC00_M01_TLEA).

Schwerbehindertenverzeichnis und -anzeige

Der Report RPLEHAD3 (Transaktion PC00_M01_LEHA) gibt ein Verzeichnis der in Ihrem Betrieb beschäftigten schwerbehinderten Mitarbeiter aus. Ebenfalls wird ausgegeben, welcher Prozentsatz der bestehenden Arbeitsplätze mit schwerbehinderten Mitarbeitern besetzt wurde.

Einlesen aktueller Daten

Berufsgenossenschaft und Gefahrtarife (UV-Daten: https://download.gkv-ag.de/) mit dem Report RPUBGDD0 (Transaktion PC00_M01_RPUBGDD0) mit Transport aus Customizing- ins Produktivsystem. Haben Sie beim Einlesen der Daten mit dem Report RPUBGDD0 den Haken bei „Rückrechnungserkennung“ gesetzt, müssen Sie die Daten im Produktivsystem mit dem Report RPUBGED0 (Transaktion PC00_M01_RPUBGED0) abgleichen.

Gemeinde- und Finanzamtdaten mit dem Report RPUSTGD0 – erfolgt je System, ohne Transport.

BV-Datei einlesen mit Report RPUBVDD0 mit Transport aus Customizing- ins Produktivsystem.

Aktualisierung der aktuellen Annahmestellen und Beitragssätze mit der Beitragssatzdatei V5.1 (https://download.gkv-ag.de/ ) über die Reports RPUSVDD1 und RPUSVED1  (Transaktion S_L6B_69000242). Nach dem Transport von Entwicklungssystem in Produktivsystem ist ein Abgleich der Beitragssätze mit dem Report RPUSVCD0 erforderlich.

Checkliste Sozialversicherung

Auch zur Sozialversicherung gibt es jedes Jahr etwas zu erledigen:

Erstellung der DEÜV-Jahresmeldung
Für jeden Mitarbeiter müssen Sie für das Jahr 2017 eine DEÜV-Jahresmeldung erstellen. Hierfür sind die gleichen Arbeitsschritte wie bei der monatlichen Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung erforderlich. Der Versand erfolgt nach der Januarabrechnung. 

Prüfung der Jahresentgeltgrenze KV Der Report RPLSVED0 wertet alle Mitarbeiter aus, deren Entgelt im vergangen Jahr und im Auswertungsjahr die Beitragsbemessungsgrenze der KV überschreitet.

Abfrage der UV-Stammdaten
Vor der Januar-Abrechnung 2018 ist es notwendig, dass Sie die Stammdaten für 2018 mit dem neuen UV-Meldeverfahren abfragen. Die Erstellung der Abfrage erfolgt mit dem Report RPCUVAD0_OUT. Die Übertragung erfolgt per B2A-Manager.

Lohnnachweis für Berufsgenossenschaft Der Report RPLBGND0 (Transaktion PC00_M01_B1A4) erstellt den jährlichen Lohnnachweis für die Berufsgenossenschaft, welchen Sie auch in diesem Jahr noch in Papierform der Berufsgenossenschaft zur Verfügung stellen müssen.
Standardmäßig wird die Lohnart /6U0 ausgewertet.

Zusätzlich ist es notwendig, dass Sie den Lohnnachweis für 2017 elektronisch bis zum 16.02.2018 an die Berufsgenossenschaft mit dem Report RPCUVBD0_OUT (PC00_M01_RPCUVBD0_O) erstellen und die Daten über den B2A-Manager übertragen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie die Abfrage für die UV-Stammdaten für 2017 durchgeführt haben.

Checkliste Zeitwirtschaft

Beachten Sie im Bereich der Zeitwirtschaft die folgenden Aktivitäten zum Jahreswechsel:

Arbeitszeitplanregeln generieren Generieren Sie bei Bedarf mit Hilfe des Report RPTSHF00 die Arbeitszeitpläne für weitere Abrechnungsperioden. (im Customizingsystem, dann Transport ins Produktivsystem)

Generierung von Abwesenheitskontingenten (Urlaub) Mit dem Report RPTQTA00 können Sie den Urlaubsanspruch für das Jahr 2018 im IT 2006 Abwesenheitskontingente gemäß Ihrer Generierungsregelungen erzeugen und einspielen. 

Unsere Checkliste enthält die typischen Mindestaktivitäten und dient Ihnen zur Unterstützung. Wir übernehmen keine Garantie für Vollständigkeit.